Николай Полтавцев Пишу о технической стороне онлайн-бизнеса, личной и командной эффективности, новой экономике.

Идеальный планировщик

17 мин читать 51



В этой статье находится описание принципов планирования которыми пользуюсь я.

У многих возникают подобные вопросы: «каким планировщиком задач воспользоваться?», «какой органайзер выбрать для планирования?», «в какой программе планировать дела?» На этот вопрос нет однозначного ответа. И все зависит от того какой принцип планирования вы используете и насколько сложной должна быть ваша система.

Я,честно говоря, особо не отличаю понятия «органайзер«, «планировщик«, «список дел», «список задач»  и т. д. Поэтому сразу напишу требования с которыми я подходил к задаче. Как оказалось задача оказалась далеко непростой.

Железо.  Так как у меня дома зоопарк из устройств (Windows, IOS, Android, OSX), то желательно чтобы сервис поддерживал все эти платформы. А именно: версия под Ipad, Android (телефон) и онлайн-сервис для ПК или Mac (не люблю на домашних машинах лишнего ПО — web-версия предпочтительнее). По личному опыту удобнее всего создавать планы именно на Ipad. Во всяком случае в большинстве программ. Да и как-то оно больше располагает посидеть/полежать с планшетом и поработать с задачами чем сидя перед монитором. Особенно если и так ввесь день работаешь перед компьютером. Хотя, опять-же, все зависит от рода деятельности. Давайте решим так: основная работа над планированием у нас будет проходить или перед монитором или на планшете. На протяжении дня же, мы будем управляться с помощью телефона.

Надежность сохранности данных. Органайзер это такая вещь, которая со временем обрастает большим количеством задач, проектов, планов, мечт и связанных с ними документами, ссылками и т.д.  Поэтому сервис должен быть надежным. В том плане, чтобы через полгода не пришлось опять искать какой-то другой планировщик и лихорадочно переносить все в новый органайзер так как старый приказал долго жить. В идеале, хочется чтобы сервис давал возможность сохранять данные у себя на сервере, в облачных сервисах типа dropbox, google drive etc., или предоставлял свой облачный сервис. К сожалению, на сегодняшний день нет однозначного лидера в планировщиках. Как тот-же dropbox в облаках.

Оффлайн. Обязательное наличие возможности работать оффлайн на мобильных платформах. Именно, полноценно работать. Не просто создать задачу или добавить теги. А полнофункциональный режим.

Принцип планирования.

Теперь поговорим о способе планирования. Я уже достаточно долгое время успешно использую принципы GTD в ведении своих дел. Конечно, они обросли личными наработками, вплетениями других техник, но фундамент остался GTDшный. Если вы не знакомы с этой технологией ведения дел, то рекомендую прочесть небольшую брошюру Васи Кислого. Взять ее можно здесь. Эта брошюра в доступной форме обьясняет все то, что на сегодня придумано людьми для успешного разгребания тонны дел.

Итак, какой же я вижу идеальную систему планирования под свои задачи. Тут я имею ввиду свою личную схему, которая выработалась у меня годами.

Входящие. Все входящие задачи/действия помещаются во входной отсек «Входящие»/»Inbox» — в разных программах называется по разному. Далее, при ежедневном регламенте обрабатываем входной отсек и распределяем все действия относительно необходимому времени на их выполнение:

  • До 30 минут — одиночные действия или проекты (если для достижения результата необходимо выполнить несколько действий) на выполнение которых необходимо не более получаса.
  • Несколько часов — задачи или проекты на выполнение которых необходимо несколько часов — максимум день.
  • Большие проекты — проекты на выполнение которых необходимо от нескольких дней до нескольких лет.

Все три раздела так и называем: «До 30 минут», «Несколько часов», «Слоны«.  Далее, необходимо разбить все проекты на элементарные действия. Возьмем как пример проект«Купить автомобиль». Такая задача попадает в наш входной отсек. Определяем что на ее реализацию нам точно необходимо более одного дня а значит переносим ее в раздел «Слоны«. Разбиваем на элементарные действия:

  1. Решить для какой цели необходимо авто.

  2. Написать список знакомых у кого есть авто. В идеале таксистов.

  3. Поговорить со знакомыми и попросить совета — какой автомобиль подойдет больше для нашей цели.

  4. Написать список форумов/площадок с обсуждениями авто.

  5. На основе советов друзей изучить отзывы и информацию на специализированных форумах.

  6. Определить для себя несколько моделей авто которые подойдут нам на основе всех выполненных действий.

  7. Еще раз поговорить со знакомыми — поделиться результатом своего решения.

  8. Попросить знакомых посмотреть цены на выбранные модели (в случае если берем б/у). Они точно лучше нас ориентируются в цене (при условии что мы первый раз покупаем машину).

  9. Прописать себе сумму которая нужна для покупки. С учетом непредвиденных расходов 10-20%

  10. Подумать где взять необходимую сумму денег.

  11. На этом этапе может появиться параллельный проект, в котором мы будем зарабатывать необходимую сумму. И данный проект будет отложен до достижения цели в параллельном проекте.

  12. Договориться со знакомым который лучше всего разбирается в автомобилях чтобы он помог в покупке авто.

  13. Просмотреть сайты с продажей авто и выписать несколько десятков вариантов.

  14. Прозвонить всех продавцов и договориться о просмотре авто.

  15. Просмотреть все авто.

  16. При необходимости повторить пункт 14, 15 нужное количество раз.

  17. Узнать как юридически правильно оформить покупку.

  18. Выбрав лучшую из просмотренных машин — совершить акт покупки.

Конечно, это очень приблизительная разбивка. Но вы должны стараться проработать проект до мельчайших деталей. Запомните, что в планировании не должно быть задач. Должны быть элементарные действия. Если вам будет что-то непонятно в проекте, вы будете знать что какой-то момент не разбит как нужно — ваше подсознание будет отталкивать вас от работы над данной задачей. Поэтому прописывайте очень и очень тщательно. Я бы даже сказал, что это самая важная часть в планировании. Почему мы в большинстве случаем никак не можем заставить себя работать над какий-то задачей? Нам кажется что она неподьемно-тяжелая, большая, непонятная да и вообще не ясно с какой стороны к ней подступиться. Но как только мы разбили задачу на элементарные действия типа «написать список знакомых у которых есть авто», то сразу-же становится предельно ясно что нужно делать. И откладывать такое действие уже будет тяжелее.

Сегодня. Следующая важная папка это «Сегодня»/»Фокус»/»Next». Опять-же, в разных программах называется по разному. Здесь должно находится то, что нам необходимо сделать сегодня. И здесь должны находиться только элементарные действия. Никаких проектов. Каким образом действия попадают в эту папку? В разных программах,как всегда, по своему. Я опишу идеальный вариант, который мне кажется наиболее удобным. Этот раздел для нас очень важен так как именно с ним мы работаем на протяжении дня.

  1. Действия с конкретным сроком выполнения — привязанные ко времени. Как пример: «встреча с Сан Санычем в Плакучей Иве». Если встреча назначена на 14:00 20 марта 2014 года. То в папку «Сегодня» она должна попадать с наступлением 20 марта 2014 года, чтобы утром при ежедневном регламенте была возможность прозвонить Сан Санычу и уточнить встречу.

  2. Действия отмеченные звездочкой или перенос вручную в папку «Сегодня». Очень удобно, если при ежедневном регламенте у вас будет возможность переносить в папку «Сегодня» задачи всего одним движением — установкой звездочки или какой-то другой пометки. В худшем случае — должна быть возможность перенести задачу вручную. Таким образом, вы можете переносить несколько действий с любого проекта или отдельных действий.

  3. Первое действие активного проекта. Должна быть возможность назначать проекту различный статус: активный, отложен, ожидание, отменен, выполнен. Мне достаточно пока трех: активный, отложен, выполнен. В самом проекте размещаем действия по порядку. И в папке «Сегодня» отображаются первые действия активных проектов. Естественно, те проектынад которыми не работаем в данный момент времени переводим в статус «отложен». Соответственно, задачи относящиеся к отложенным проектам не отображаются в «Сегодня».

Вот, пожалуй, основные критерии к этому рабочему разделу.

Проекты. Как вы наверное уже догадались, в системе должен быть раздел с проектами. Это место где находятся все наши проекты. И где с ними можно работать: пересмотреть, разбить проект на действия, проверить актуальность и верность принадлежности к группе («до 30 минут», «несколько часов», «слоны»), и т.д.  Здесь важно чтобы была возможность просмотреть как проекты относящиеся к какой-то одной группе, так и все проекты вместе. Также, может быть полезным сортировка по степени важности, и т.д.  Это мы уже будем рассматривать на каждой конкретной программе и ее возможностях. В некоторых программах раздел «Проекты» можно заменить разделом «Теги» или «Контексты».

Делегировано. Еще один важный раздел в нашем планировщике «Ожидание»/»Делегировано»/»Отложено». Это могут быть как отдельные разделы так и один раздел в котором собраны несколько типов задач. Сюда попадают задачи с привязкой ко времени срок которых не наступил. Задачи, которые были делегированы кому-то. Ну или задачи которые ждут какого-то действия не зависящего от вас лично, что, в принципе, равнозначно статусу «Делегировано».  Я лично не вижу смысла разбрасывать все эти типы по разным папкам и складываю все в одну.

Контексты. Есть еще одна сущность применяемая в планировании, но я лично, как говорится: «не понял». Это Контексты. В классическом планировании с их помощью обозначают различные среды действий. Например: «В интернете», «У компьютера», «В офисе», «В транспорте», «По дороге», «У тещи», «Читать», «Думать», «Планировать», «Звонить», «На свежую голову», «Не хочу работать», «Хочу помечтать» и т.д.  Как видите, в контекстах могут отображаться привязки к какому-либо месту, привязка к типу действия или привязка к вашему внутреннему состоянию. Но я не применяю контексты в этом плане. Возможно, пока они мне не нужны так как все мое время проходит возле компьютера и интернета, кроме того — не охота усложнять систему. Я в большинстве случаев (опять-же все зависит от конкретного инструмента планирования) использую контексты для делегирования задач. То-есть, там у меня находится что-то типа:

Друзья

Вася

Коля

Петя

Работа

Сан Саныч

Тим

Оксана

Дом

Солнышко

Рыбка

Попугайчик

Но еще чаще контексты использую для какого-то из вышеперечисленных разделов. Так как далеко не в каждом планировщике есть все нужные сущности.

На этом основная механика планирования и заканчивается. Вот как выглядит ввесь процесс схематически:


Жаба. Буквально недавно в моем планировании появилось такое понятие как «Жаба«. Конечно, я и раньше слышал о нем, но никак не представлял как можно применить. И только начав работать над своими привычками — нашел применение «Жабе». Жабазадача или проект который нужно сделать, но он может еще потерпеть, и работа над которым нам по какой-то причине неприятна. Таким образом, если мы забросим над ним работу (а именно такое и случается с жабами) — придет время когда невыполненная жаба принесет нам уйму других хлопот. Таким образом, лучшым способом борьбы с жабами (и выработкой новой привычки) является ежедневное (или через день, или еще в каком-то заданном промежутке) выполнение какой-то одной задачи с проекта который относится к жабам. Жабы в планировщике удобно отмечать каким-то цветом, контекстом, тегом или приоритетом. В принципе, в любом органайзере это достаточно легко осуществимо.

Привычки. Ну и последнее космическое пожелание к планировщику. Именно космическое, так как пока я не видел ни одного органайзера который-бы реализовывал данную возможность. Эта возможность — выработка привычки. Это тоже один из ключевых и гиперважных моментов в планировании. Вырабатывая полезные привычки и избавляясь от вредных — мы становимся более эфеективными и можем выполнять больше нужный действий в конкретный промежуток времени. Что должно быть в разделе формирования привычек? Список привычек и частота их повторения. Плюс возможность проанализировать историю выполнения/невыполнения конкретной привычки за определенный промежуток времени. Пожалуй, на примере будет проще понять. Вот как это выглядит у меня:

Список привычек:

  • Подьем не позже 7 утра
  • Утренний регламент
  • Набрать бутылку воды на день
  • 4 часа работы над активным проектом (кроме выходных)
  • 1 задачу-жабу  (кроме выходных)
  • 1 час отдыха или дневного сна
  • Пройти/пробежать минимум 10 км  (кроме выходных)
  • 1 час изучение английского  (кроме выходных)
  • 1 час на текучку
  • 1 час на домашние хлопоты
  • Зарядка (через день)
  • 1 час читать книгу
  • Вечерний регламент
  • Ложиться не позже 11 вечера

Каждый день я ставлю галочки напротив выполненных действий.  Конечно, каждый день выполнять все не получается и мало у кого будет получаться. Но суть в том чтобы время от времени открывать историю за определенный промежуток времени и подтягивать те пункты которые чаще всего не выполняются.

Вот как должен выглядеть отчет за месяц (это пример таблицы сделанной в exel):

 

Скорее всего, раздел с привычками это уже излишество и его нужно выносить в отдельное приложение. Но поэкспериментировать можно. А вдруг и в органайзере он может занять вполне удобное место.

Что же в сухом остатке, спросите вы? На сегодняшний день я выделил для себя два лидера, которые наиболее полно отвечают всем моим требованиям. Не идеально, но все-таки… И это сервисы MLO и Todoist. Укаждого из них свои плюсы и минусы, о которых мы поговорим в одном из следующих обзоров планировщиков ))

СохранитьСохранить

Получайте полезные фишки первыми в моем Telegram канале >>>

Николай Полтавцев Пишу о технической стороне онлайн-бизнеса, личной и командной эффективности, новой экономике.

Добавить комментарий

Оставляя комментарий, Вы соглашаетесь с Политикой комментирования

logo Не пропускай новые статьи, получай обновления на почту